工作流的基本概念:什么是工作流？
工作流:两个或两个以上的人，为了共同的目标，以串行或并行的方式继续完成一项业务。
业务:工作流中所指的业务包括与业务相关的活动。
串行或并行:业务中的步骤可能是分步进行的，我们称之为串行；或者根据不同的情况由不同的人或群体来处理，这就叫并行。
两人或多人:工作流顾名思义，一个人处理的业务不叫工作流，只有任务是一个人处理的& # 34；流动& # 34；和另一个人在一起是有工作流程的。
共同目标:个人必须参与到同一工作目标的工作流程中。如果一个人在两个独立的项目中，则不会生成工作流。
因为上述定义可能包括物质生产和产品，所以我们取& # 34；业务流程& # 34；强调讨论不仅是关于制造，也是关于业务自动化。
构建工作流，创建工作流的过程如下:
定义工作团队需要同时受业务规则控制的活动或任务。
把任务分成& # 34；子任务& # 34；，又名& # 34；步骤& # 34；。每一步都代表一个人或一件逻辑上不可或缺的事。一项任务可以用许多不同的方式细分。如何将业务细分到最合理的步骤，需要良好的商业判断。
考虑每一步的分配。即这一步定义的职能和所需技能是否与这一步涉及的人员相匹配。
考虑是否所有用于完成任务的外部应用程序都有可以自动化的手动步骤，从而成为工作流的一部分。
注意步骤之间的顺序。
如果有些步骤是基于条件的，就要根据不同的条件区分不同的步骤。
画一个流程图，明确每个步骤的功能和参与者。
为完成子任务的每一步创建表格、文件和详细说明。
如您所见，工作流包括序列化的步骤和过程。任务是根据指定的规则和条件从一个步骤实现的& # 34；流动& # 34；到另一个阶段。
工作流的问题
在工作流自动化出现之前，所有的工作流都是手工实现的。通常，任务中的步骤要求参与者审阅文档或表单。审核并填写表格中的相关内容后，将文档手工传递给下一个执行人。流程中的参与者需要接受流程路由培训，否则文件将保留在文件夹中，不会被处理。为了监督任务的执行，我们必须询问周围已经完成了哪一步。没有简单的方法可以知道任务是否延迟或者文件是否丢失，或者这个过程的代价是多少。手工工作流的处理方法存在以下问题:
高度依赖纸张
劳动强度大
流程不严谨，任务执行不好落实。
过程的进程无法监控。
无法测量流程时间和计算流程成本。
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工作流的基本概念:图形化工作流。
工作流产品提供了一种图形化的方法来描述和实现工作流过程。流程的每个步骤都由一个图形图标表示。通过连接这些图标，设计者可以描述步骤之间的关系和路由。对于每个步骤，设计者可以指定用户参与过程的界面和完成任务所需的电子表格。
接下来，我们以业务月报的自动化流程为例。该报告由一个包括累计实现利润、利润预期、新订单登记的计划修改、税前利润的表格和一个将这些要素与年度计划进行比较的图表组成。该过程必须遵循以下规则:
该报告每月更新一次；
当前订单由订单登录管理员填写；
下月度订单时，产品经理负责在A、B产品国内销售情况的基础上进行预测，出口销售经理预测所有产品在国际市场的销量；
利润预测由生产经理根据当前在制品产量和预计订单完成；
当期税前收益和税前收益预测由控制人根据当期收益和收益预测填写；
当前收入和收入预测保存在扩展形式的Excel中，它也用于生成表格报告和图表。
该方法包括以下步骤:
步骤1:定期初始化。该步骤会在每月的第一天自动启动该流程。
第二步:读取上一个周期的数据。这一步实际上是& # 34；培训& # 34；Flobot(工作流机器人)用于读取上一周期的实际收入和预期收入。
第三步:当前记录。在此步骤中，订单登录管理员将完整填写当月的订单信息。
步骤4、5和6:订单预测。这三个步骤——产品经理对A、B产品国内销量的预测和出口销售经理对海外市场的预测是并行进行的。
第七步:收入预测。此步骤只能在步骤4、5和6完成后执行。在这一步中，生产经理根据当前正在进行的生产和估计的订单预测当年剩余月份的利润。
第八步:税前收益预测。财务总监将根据前面步骤中获得的利润结果，对剩余月份进行税前利润预测。
步骤9:更新和报告数据。这一步，再次应用Flobot，而且是& # 34；培训& # 34；用于用流程中收集的数据更新扩展表。除了更新数据之外，您还可以运行Excel宏来打印图表和其他材料以供分发。
第十步:结束。用于表示程序终止的必要环节。
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工作流的基本概念:工作流解决方案与传统管理软件的关系
传统的管理软件侧重于解决企业应用层存在的问题(如提高企业的资源配置率或提高单个员工的生产效率)。例如，EXCEL可以提高员工绘制表格的效率，财务软件可以规范财务人员的工作，提高账户查询的效率，CRM可以规范客户管理，使客户资源掌握在公司手中，而不是被一些业务人员控制，提高客户响应时间，ERP解决的是如何分配企业资源:根据业务需求最大限度地分配人力资源、财力资源和物力资源。
工作流关注的是如何缩短流程的空闲时间，从而提高企业的业务处理能力，使企业能够关注对企业真正有意义的增值业务。或许从建立企业神经系统的角度，可以更好的理解两者的区别。
传统软件解决不了工作流的问题，比如ERP侧重于企业的资源配置，但无法解决资源传递过程中的损耗，降低传递(流程)成本；同样，工作流也不能完全解决传统管理软件所能解决的问题。比如MRP系统在生产管理中可以解决的生产流程，通过工作流很难控制。
但是一个好的传统软件要想在整个企业中实现自动化应用，必须要有一个强大的逻辑层来解决信息传递的逻辑判断和自动流转，这时候就需要一个工作流平台。
所以:
1。工作流和传统管理软件不是同一个软件，没有可比性；
2。工作流在使用传统管理软件的企业中发挥着明显的作用，它可以用来集成企业的各种应用系统，使之成为一个完整的企业级应用，也就是通常所说的EAI。
3。具有工作流功能的管理软件(工作流与传统管理软件的结合)相对于传统管理软件具有绝对优势；
4。工作流可以根据企业的需求开发解决信息传递问题的流程，帮助企业开发与现有应用系统的接口。
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工作流的基本概念:工作流的自动化
个人电脑的普及以及互联网和电子邮件的广泛应用，使得工作流自动化成为可能。计算机软件提供了一种用智能电子表格代替纸质表格的有效方法；数据库为以前存放在文件柜中的大量数据提供了存储空空间；网络促进了电子邮件的发展，并提供了一种快速有效的信息传递方式；计算机固有的计算能力实际上提供了对工作流程的无限控制、管理和测量。
工作流自动化的意义
减少滞后时间
许多业务流程遵循90/10规则:一个典型的业务流程花费90%的时间& # 34；滞后& # 34；是的。时间消耗在任务空闲、排队等待、发送流程和状态跟踪中。所有这些时间都被浪费了，对企业来说毫无价值。只有大约10%的时间花在& # 34；过程处理& # 34；。生产力控制软件有助于减少流程处理时间。但是，即使流程处理时间减少50%，对整个流程时间的影响也只有5%。工作流自动化的目标是滞后时间。如果滞后时间减少50%，整个流程时间可以减少45%。这也是为什么工作流自动化是互联网时代提高企业效率的关键。
提高生产率——生产率可以通过以下方式提高
通过集中处理任务(客户端)来减少任务时间；
减少文书工作和纸张转移；
通过连接数据库中的电子表格，加快信息流动，减少错误；
根据业务逻辑关系自动计算并传输数据给需要数据的人；
跟踪和组织工作流过程中涉及的所有任务和所有个人，如果任务处理延迟，会自动发出提醒；
报告和文件的自动更新；
减少对办事员的依赖，最大限度地释放现有资源；
关注增值服务——增值服务是现代组织的核心。所有的企业都应该专注于那些与企业方向相关的业务，以及如何优化这些流程使其具有竞争力。
跟踪业务流程
通过工作流自动化的软件，可以图形化的方式追溯业务流程，不再需要通过电话、贴标签或者其他人工方式来确定流程经过了哪一步，比如采购订单、指标需求等等。
监控效率
如果不能监控重要的工作流程，就谈不上控制和提升。一些工作流自动化系统提供每个过程的统计信息，包括每个步骤的时间和成本。通过该功能，可以非常方便地实现过程的最佳效果。
减少纸张消耗
许多公司每年花费数万美元打印报告和复印办公用纸。并且通过工作流自动化的改造，它可以提供& # 34；无纸化办公& # 34；时代迈出了坚实的一步。通过将原始表格电子化，企业可以节省很大一部分印刷和存储成本。北美华邦电子公司通过应用工作流自动化平台，在短短四个月内减少了70%的纸张消耗，大大节省了开支。
工作流自动化的主要组件
工作流自动化现在已经成为管理领域的热门词汇。市面上也有很多号称可以激活工作流的自动化产品。只要他们的应用程序支持基本的电子邮件功能，供应商就会随机发送& # 34；激活工作流程& # 34；贴在产品上作为标签。但是，这样的产品和真正的工作流自动化软件的区别，就如同书面版本和Word的区别一样。我们认为，只有具备以下主要特征的应用程序才能被称为工作流自动化解决方案:
能够绘制工作流程图，当然图形界面设计优先；
能够为每个步骤设计电子表格；
能够将外部应用程序合并为工作流自动化的一部分；
能够连接电子表格和企业数据库；
能够根据复杂的业务规则设计条件路由的工作流程图，最好没有编程；
可以根据功能、用户名或上下级关系按规则传递信息；
监控工作流程执行状态的能力；
能够调整工作流程；
能够模拟和测试工作流的行为；
工作流的应用必须支持多用户和高可靠性；
工作流的应用必须支持intranet或Internet，并跨多个平台。
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工作流的基本概念:工作流自动化并不复杂。
出于以下原因，工作流自动化行业已经& # 34；适合处理复杂的业务流程& # 34；的声誉。
1.传统的工作流自动化软件包及其部署非常昂贵。通常情况下，产品都伴随着长期的咨询关系。因此，为非常简单的业务流程购买和部署软件是不被接受的。这些软件通常只用于复杂、关键、控制成本相对较高的量产工作流应用，工作流自动化带来的好处显而易见。因此，经销商和用户会不自觉地关注复杂业务问题的自动化。
2.出于类似的原因，工作流研究人员会首先关注哪些复杂的业务流程问题得到了解决。在大多数情况下，部署自动化软件来解决简单的工作流问题的成本显然是不经济的。这里遵循一个简单的道理:走之前要学会爬，跑之前要学会走。
3.最后一个原因也是& # 34；IT行业的尴尬& # 34；。总经理衡量IT部门经理工作的标准是解决复杂问题的能力。自然，IT经理会不遗余力地去解决那些复杂的问题，他们的解决方案通常是复杂而昂贵的。
目前这些都在改变。桌面计算机应用程序的快速发展和工作流解决方案的发展使得解决日常工作流问题成为可能。成本不再贵，部署更简单。事实上，企业越来越意识到工作流的重要性，并愿意在部署复杂和关键的流程自动化之前，从一些简单的流程中积累经验。
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工作流的基本概念:工作流自动化与企业流程再造的区别
几乎所有关于工作流自动化的出版物、会议和研讨会都会提到业务流程再造，人们对两者的认可也是一致的。分析师也喜欢用业务流程再造来描述工作流自动化，因为前者比简单的解决方案更有戏空。媒体喜欢在关于工作流自动化的新闻报道中使用BPR这个词，因为供应商更愿意表达他们的产品如何改变了客户的工作方式。此外，关于业务流程再造的书籍和论文比工作流自动化程度高得多。
对于用户来说，要明白两者是有区别的，不是一回事。
工作流自动化纯粹是软件行业提供自动化工作流的解决方案的一个范畴。
业务流程再造(BPR)是对企业的业务流程进行分析，并为了在某些方面进行改进而对流程进行修改的行为。它是科学、艺术、尖端技术和敏锐商业能力的结合。
任何组织都可以通过工作流自动化软件实现业务流程的自动化，而无需重新设计业务流程。同样，他们不需要工作流自动化来重新设计业务流程。当然，企业也可以进行流程再造，导入工作流自动化软件，让流程再造的效果更加明显。但没有理由认为这两者一定是相辅相成或者是同一件事。
这种误解是由对工作流自动化概念的缓慢接受造成的。工作流自动化是提高企业生产力的解决方案(工具)。业务流程再造的概念是改变企业现有的工作方式，而改变往往包括恐惧、不确定性、政策因素和阻力。当工作流自动化被明确或隐含地等同于业务流程再造时，这些恐惧、不确定性、政策因素和阻力阻碍了概念的传播。
有趣的是，在成功地展示了工作流自动化在企业中的好处之后，再造业务流程将会容易得多。
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